Bexio mit Treuhänder: Wie Treuhands-Kosten tief halten

Je nach Fähigkeitsniveau und Interesse des Unternehmens, können die meisten Arbeiten in Bexio durch das Unternehmen selbst ausgeführt werden.

Der Treuhänder hat dann mehr nur noch eine Kontrollfunktion und macht vielleicht noch die Abschlüsse.

In den nachfolgenden Abschnitten werden einige Bereiche von Bexio genauer betrachtet.

Bexio hat eine hervorragende Funktionalität um Rechnungen an Kunden zu erstellen.

Die Rechnungen sehen schön aus und werden in Bexio gleich automatisch verbucht.

Und es ist auch einfach, Rechnungen in Bexio zu erstellen. Es können ein paar Typen von Erträgen erstellt werden, von denen das Unternehmen beim Erstellen von Rechnungen dann auswählen kann.

Jedes Unternehmen sollte dazu fähig sein.

Nur bei Unternehmen mit sehr komplizierten MWST-Verhältnissen muss vielleicht der Treuhänder weiterhin die Rechnungen erstellen. Das sind aber seltene Ausnahmefälle.

Bei einigen Unternehmen ist das Erstellen von Kundenrechnungen über Bexio möglicherweise nicht erwünscht. Diese Unternehmen wollen vielleicht weiterhin manuell in Microsoft Word Rechnungen erstellen. In diesen Fällen kann in Bexio eine vereinfachte Rechnung mit Einzahlungsschein erstellt werden. Diese vereinfachte Rechnung, oder auch nur der Einzahlungsschein, wird dann zur händisch erstellten Hauptrechnung beigelegt. So ist die Rechnung dennoch in Bexio verbucht, auch wenn der Kunde eine andere Rechnung erhält.

Rechnungen, die ein Unternehmen bezahlen muss, müssen irgendwie in Bexio verbucht werden.

Kreditorrechnungen 1. Variante: Verbuchung und danach über Bexio Zahlung generieren

Kreditorrechnungen können in Bexio verbucht werden. Um die Rechnungen zu verbuchen, muss die Kontierung auf ein Buchhaltungskonto festgelegt werden. Dies benötigt ein gewisses buchhalterisches Wissen, da die Buchhaltungskonten je nach Rechnung verschieden sind.

Beim Verbuchen der Rechnung kann in Bexio ein Scan der Rechnung zur Buchung angehängt werden. So kann der Treuhänder im Nachhinein die Rechnung auf einfache Weise einsehen.

Für die Verbuchung der Rechnung kann auch die BexioGo App verwendet werden.

Sind die Rechnungen verbucht, dann wird in Bexio ein Zahlungslauf auf ein bestimmtes Zahlungsdatum erstellt. Bei diesem Zahlungslauf generiert Bexio eine Datei.

Diese Datei muss dann im E-Banking hochgeladen werden. Alternativ kann Bexio auch direkt mit der Bank verbunden werden und Bexio übermittelt diese Datei dann direkt im Hintergrund an die Bank.

Wenn das Unternehmen das alles selbst macht, so spart es Zeit beim Treuhänder.

Kreditorrechnungen 2. Variante: Verbuchung ab elektronischem Bankauszug

Bexio hat eine sehr gute Funktionalität um elektronische Bankauszüge einzulesen und dann auf einfache und rasche Weise zu verbuchen.

In dieser Variante bezahlt das Unternehmen seine Rechnungen selbst ab der Bank mittels E-Banking. Beim Erfassen der Zahlungen im E-Banking gibt es bei den Banken ein zusätzliches Textfeld für Informationen, die der Zahlungsempfänger nicht zu sehen bekommt. Hier muss mit dem Treuhänder abgesprochen werden, was hier erfasst werden muss (z.B. Telefonkosten, Juni 22, MWST CHF 6.80).

Der Treuhänder importiert dann zu einem späteren Zeitpunkt einen elektronischen Bankauszug ins Bexio. Er sieht dann bei jeder ausgehenden Zahlung, an wen sie ging zusammen mit diesem Infotext. Damit kann er Treuhänder dann entscheiden, wohin er es buchen muss.

Der Treuhänder bekommt die Originalrechnung in dieser Variante nie zu sehen. Das Unternehmen legt die Rechnung selbst ab.

Diese Variante ist sehr zeiteffizient, sowohl für das Unternehmen als auch für den Treuhänder.

Kreditorrechnungen 3. Variante: Verbuchung ab Rechnungen nach Zahlung

In dieser Variante bezahlt das Unternehmen die Rechnungen und gibt die Rechnungen danach an den Treuhänder zur nachträglichen Verbuchung. Diese Übergabe kann in Papierform geschehen oder elektronisch als (gescannte) PDF-Dateien.

Der Treuhänder arbeitet dann mit einem Bankauszug und den Rechnungen und verbucht sie. Importiert der Treuhänder dazu einen elektronischen Bankauszug ins Bexio, so ist das effizienter als mit einem Papierbankauszug zu arbeiten.

Variante 2 ist für den Treuhänder aber effizienter, da er dann nicht durch einen Stapel Rechnungen durchgehen muss, sondern alle relevanten Informationen bereits im Bankauszug sieht.

Eine Arbeit, die der Treuhänder bei fast allen Unternehmen erledigt: die Bank nachbuchen und abstimmen.

Es geht darum, alle Transaktionen des Bankkontos zu buchen.

Dabei muss nur gebucht werden, was nicht schon bereits gebucht ist. Stimmt der Tagesendsaldo des Bankauszuges mit dem Tagesendsaldo des zugehörigen Buchhaltungskontos in Bexio überein, dann ist klar, dass alles bis zu diesem Datum in Bexio bereits gebucht ist.

Gibt es eine Differenz im Tagesendsaldo, dann fehlt da noch mindestens eine Buchung in Bexio.

Bexio hat ein gutes Tool für diese Bankverbuchung und Abstimmung. Dazu benötigt Bexio einen elektronischen Bankauszug von der Bank.

Ob dieses Abstimmen und Verbuchung durch das Unternehmen selbst ausgeführt werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen. Es handelt sich hier um eine anspruchsvollere Aufgabe. Das Unternehmen müsste Instruktionen und eine Anleitung vom Treuhänder erhalten.

Es wird immer Positionen geben, wo dem Unternehmen das Wissen fehlen wird, wie damit umzugehen ist. Stösst das Unternehmen auf so eine Position, so wird es auf ein Pendenzenkonto gebucht. Der Treuhänder wird diese Positionen dann abarbeiten und korrigieren. Auf diese Weise kann das Unternehmen dennoch die Bankabstimmung selbst machen, auch wenn es nicht bei allem weiss, wie damit umzugehen ist.

Wenn die Kunden eines Unternehmens nicht bezahlen, dann sollten diese irgendwann gemahnt werden.

Entweder führt das Unternehmen selbst irgendwelche Listen über den Zahlungsstauts von Kundenrechnungen oder diese Kundenrechnungen werden in Bexio geführt.

Werden die Rechnungen in Bexio geführt, dann muss in regelmässigen Abständen aufgeräumt werden in Bexio. Dabei geht es darum sicherzustellen, dass auch wirklich alle Zahlungseingänge korrekt auf die Kunden zugeordnet wurden und dass alle Gutschriften mit Rechnungen verrechnet wurden.

Am Ende dieses Aufräumprozesses steht die Offene-Posten-Debitorenliste (OP-Liste).

Diese Liste zeigt, welche Kundenrechnungen noch nicht bezahlt sind und wie alt die Rechnungen sind.

Aufgrund dieser OP-Liste werden dann die Kunden angeschrieben, gemahnt und eventuell betrieben.

Das Aufräumen der OP-Liste ist eine Aufgabe, die meistens der Treuhänder übernimmt.

Das Mahnen und eventuell auch das Betreiben, kann das Unternehmen auch selbst durchführen.

Muss das Unternehmen dem Treuhänder irgendwelche Unterlagen zustellen, so sollten diese vollständig sein und schön sortiert.

Sind die Unterlagen nicht sortiert, so muss der Treuhänder sie zuerst sortieren. Dies ist kann sehr zeitaufwändig sein und der Stundensatz des Treuhänders ist für solche einfache Aufgaben eher hoch.

Meint der Treuhänder, dass ein Beleg fehlt, so wird er zuerst alle erhaltenen Unterlagen nochmals durchsuchen. Erst danach wird er sich beim Unternehmen melden. Schliesslich möchte er sich nicht unnötig blamieren und einen schlechten Eindruck hinterlassen. Dieses Durchsuchen der bestehenden Unterlagen benötigt einiges an Zeit, sobald die Unterlagen umfangreich sind. Sparen Sie dem Treuhänder diesen Aufwand, indem Sie sicherstellen, dass keine Belege fehlen und die Belege bereits schön vorsortiert sind.

Unsortierte oder unvollständige Unterlagen verursachen einen enormen Mehraufwand. Pro fehlendem Beleg entstehen ohne Weiteres 10 bis 30 Minuten Zusatzaufwand.

Privates und Geschäftliches sollte strikt getrennt werden.

Das heisst, es gibt ein Bankkonto für das Geschäftliche und private Angelegenheiten werden über ein privates Bankkonto abgewickelt. Gibt es einmal einen Fehler, so wird dies mit einer Korrekturzahlung vom einen auf das andere Bankkonto wieder ausgeglichen.

Ebenfalls gibt es eine separate Kreditkarte für die geschäftlichen Ausgaben.

Bei Spesen und Barzahlungen handelt es sich oft um viele Kleinbeträge. Für ein Buchhaltungsbüro macht es keinen Unterschied, ob ein Beleg CHF 7.50 ist oder CHF 20'000.00, der Zeitaufwand zur korrekten Verarbeitung ist der gleiche. Die Bearbeitung solcher Kleinbeträge kann ein richtiger Zeitfresser sein.

Summenbelege erstellen

Werden verschiedene Belege nicht einzeln, sondern als Totalbetrag verbucht, so ist das viel zeiteffizienter.

Verschiedene Einzelbelege können dazu in einer Exceltabelle zusammengezählt werden.

Eine solche Exceltabelle kann geführt werden für:

• einzelne Quittungen aus Barzahlungen,
• das Kassenbuch oder auch für
• einzelne Linien einer Kreditkartenabrechnung.

In der Exceltabelle werden verschiedene Spalten geführt für verschiedene Aufwandsarten und falls das Unternehmen MWST-pflichtig ist, eine zusätzliche Spalte für den MWST-Betrag.

So ein Summenbeleg zu verbuchen benötigt nicht viel Zeit. Den Summenbeleg in Excel zu erstellen benötigt einiges an Zeit, ist aber immer noch effizienter als einzeln zu verbuchen.

Erstellt das Unternehmen selbst den Summenbeleg, dann fällt beim Treuhänder nur wenig Zeitaufwand an.

Dubletten verhindern

Es muss verhindert werden, dass Belege mehrfach an den Treuhänder zugestellt werden. Identifiziert der Treuhänder Dubletten, dann beginnt er mit der Zeit vor der Verbuchung die Unterlagen nach Dubletten zu prüfen, was enorm zeitaufwändig ist.

Eine gute Möglichkeit das mehrfache Zustellen von Belegen zu verhindern, ist es, die Originalbelege an einen Summenbeleg zu kleben. Somit ist es physisch nicht möglich, den Einzelbeleg mehrfach an den Treuhänder zu schicken.

Spesenrückvergütungen mit separaten Banküberweisungen und Infotext

Es besteht die Möglichkeit, Spesenvergütungen separat vom Lohn an Mitarbeiter zu überweisen. Dies können Einzelbeträge oder als Summenbeträge sein.

Bei der Zahlung sollte im E-Banking ein sinnvoller Infotext zur Überweisung erfasst werden.

Wird nachher ein elektronischer Bankauszug in Bexio importiert, so können diese ausgehenden Zahlungen einfach und schnell verbucht werden. Die Funktionalität von Bexio für das Einlesen von elektronischen Bankauszügen und das Verbuchen ist sehr gut und effizient. Es ist dasselbe Vorgehen, wie es bereits für die Lieferantenrechnungen vorgeschlagen wurde.

Auf diese Weise muss der Treuhänder die Belege gar nie selbst sichten, sondern das Unternehmen kann das alles selbst bei sich berechnen, auszahlen und ablegen.

Spesentools von Bexio

Bei Bexio gibt es die BexioGo App, mit welcher Spesenbelege fotografiert und dann ins Bexio hochgeladen werden können.

Diese App vereinfacht es, die Spesenbelege ins Bexio und dem Treuhänder zu übermitteln.

Die Summenbelege in Verbindung mit der Auszahlung als separate Bankzahlung ist aber immer noch zeitsparender für den Treuhänder, sofern die Summenbelege und die Bankzahlung durch das Unternehmen selbst gemanagt werden.

Für die Verbuchung von Lieferantenrechnungen kann die BexioGo App verwendet werden (vgl. Kapitel Kreditorenrechnungen).

Mit der App können auch andere Belege hochgeladen werden. Ob das allerdings sinnvoll ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Für Spesen ist es zum Beispiel für den Treuhänder zeitlich effizienter, wenn das Unternehmen Summenbelege erstellt.

Es gibt mehrere Kontierungs-Apps, die in Bexio zusätzlich gekauft werden können. Diese Apps lernen, zum Beispiel, wie Kreditkartenabrechnungen kontiert werden und machen dann einen automatischen Vorschlag für die Kontierung.

Wenn ein Unternehmen viele Kreditkartenabrechnungen oder Spesenbelege hat, sollte eine Verwendung dieser Apps geprüft werden.

Summenbelege, die das Unternehmen selbst erstellt, werden aber weiterhin zeitsparender sein für den Treuhänder. Dies, da der Aufwand dann nicht beim Treuhänder ist, sondern hauptsächlich beim Unternehmen.

Will das Unternehmen aber nicht Summenbelege erstellen, sondern diesen administrativen Aufwand an die Buchhaltung auslagern, dann sind diese Apps hilfreich.

In Bexio ist es eher aufwändig, bestehende Buchungen zu korrigieren. Daher sollte möglichst verhindert werden, dass der Treuhänder Korrekturen vornehmen muss. Entsprechend sollten alle Personen in Bexio gewissenhaft und sorgfältig arbeiten.

Je nach individueller Situation des Unternehmens, sind möglicherweise auch andere Buchhaltungsprogramme geeigneter als Bexio.

Als Beispiel: Das Buchhaltungsprogramm Abacus hat als Stärke eine sehr effiziente Eingabemaske für das manuelle Buchen im Hauptbuch. 50 Buchungen können in 15 Minuten ab einer Liste manuell erfasst werden. Und danach ist es sehr schnell diese Buchungen auch wieder zu mutieren, falls ein Fehler passiert ist. In Bexio geht die Ersterfassung gut und gerne doppelt so lang. Und auch beim Mutieren dauert es ein Vielfaches länger. Gibt es viele solcher manuellen Buchungen im Hauptbuch, dann kann Abacus eine bessere Lösung sein. Es kommt ganz auf den individuellen Fall des Unternehmens an.

Eine solide Entscheidung über das beste Buchhaltungsprogramm kann nicht aufgrund von Onlineartikeln und Werbeprospekten gemacht werden. Hier muss mit jemandem gesprochen werden, der das andere Buchhaltungsprogramm wirklich kennt. Der kann dann sagen, wie er es einschätzt.

Vereinfachtes Vorgehen:

• Problemfeststellung: Was muss das Buchhaltungsprogramm können und wieviel Zeit wird im aktuellen Buchhaltungsprogramm dafür verwendet?
• Reden Sie mit erfahrenen und fähigen Benutzern von anderen Buchhaltungsprogrammen. Was ist deren Meinung dazu, ob das andere Programm auch alles kann, was es können müsste? Und wie hoch schätzen Sie den Zeitaufwand ein im Vergleich zum aktuellen Buchhaltungsprogramm?

Dieser Abschnitt befasst sich mit der Auswahl von "nur" der Buchhaltungssoftware. Bei grösseren Unternehmen ist die Buchhaltungssoftware integriert im zentralen ERP-System, welches alle Prozesse im Unternehmen steuert. Daher sind die Leitfäden für eine ERP-Auswahl auch für die Auswahl einer Buchhaltungssoftware nützlich. Bei grösseren Unternehmen gibt es dann EPR-Auswahlprojekte, wo verschiedene Anbieter aufgeboten werden Offerten einzureichen und vorbeizukommen. Die Anbieter müssen dann live vor Ort demonstrieren, wie es nachher sein würde, mit ihrem System zu arbeiten.

Fragen Sie Ihren Treuhänder, wofür er vor allem Zeit aufwenden muss und ob Sie es für ihn irgendwie einfacher machen könnten.

Bezüglich eines möglichen Wechsel der Treuhänders, gibt unser allgemeiner Artikel Tipps zum Vorgehen.

Dieser Artikel ist speziell für Bexio. Wir haben auch einen allgemeinen Artikel zu diesem Thema verfasst. Nicht alles aus dem allgemeinen Artikel ist in diesem Artikel enthalten.
Den allgemeinen Artikel Sie hier: Buchhaltungsservice: Anleitung zum Kostensparen beim Treuhänder

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