Geschäftsfahrzeuge von Firmeninhaber: Steuerlich zulässige Varianten
Geschäftsautos von Unternehmenseigentümern und Selbständigerwerbenden: Was sind die Vorteile und welche steuerlich zulässigen Varianten gibt es?
Dieser Artikel behandelt Geschäftswagen von Personen, die ein Unternehmen besitzen. Das beinhaltet: Inhaber, Eigentümer, Selbstständigerwerbende, angestellte Person mit Beteiligung an der Arbeitgeberschaft und wie sie sonst noch genannt werden. Im Nachfolgenden werden sie teilweise auch als Mitarbeiter bezeichnet, da sie gewissermassen im eigenen Unternehmen angestellt sind.
Steuerliche Vorteile eines Geschäftswagens
Werden Autokosten vom Unternehmen bezahlt, so fallen darauf keine Abgaben an. Mit einem Franken an Einnahmen kann ein Franken an Autokosten bezahlt werden.
Werden Fahrzeugkosten privat bezahlt, so muss dafür privates Geld verwendet werden. Und dieses private Geld stammt ursprünglich aus dem Unternehmen.
Beim Weg vom Unternehmen ins private Portemonaie fallen diverse Abgaben an.
Um Abgaben zu sparen ist es daher oft sinnvoll ein Auto als Geschäftsauto zu führen, soweit es steuerlich zulässig ist.
Selbständigerwerbende
Die Abgaben sind:
AHV (ca. 11%), FAK (ca. 1%), Private Einkommenssteuer (ca. 0-42%), nicht rückforderbare MWST (8.1%).
GmbH oder AG
Die Abgaben sind:
Bei Lohnbezug
AHV (10.3%), ALV (bis 2.2%), FAK (ca. 1%), UVG (ca. 2%), Private Einkommenssteuer (ca. 0-42%), nicht rückforderbare MWST (8.1%). Zusätzlich BVG (0-17%, wird bei Pensionierung jedoch zurückerhalten)
Bei Dividende
Gewinnsteuern des Unternehmens (ca. 11-21%), private Einkommenssteuer (ca. 0-42%), nicht rückforderbare MWST (8.1%). Zusätzlich Verrechnungssteuer (35%, wird mit 1-2 Jahren Verzögerung jedoch zurückerhalten)
Vorteile eines Privatwagens
Je nach Fall, kann auch ein Privatauto die bessere Variante sein.
Fahrten mit einem Privatauto dürfen vom Unternehmen an den Inhaber mit z.B. CHF 0.70 entschädigt werden. Die Details zum Kilometeransatz bei Verrechnung sind weiter unten in diesem Artikel zu finden.
Ein Privatauto ist beispielsweise die finanziell bessere Variante, wenn das Auto sehr alt ist und günstiger im Betrieb als der pauschale Kilometerpreis.
Ebenfalls verursacht ein Geschäftsauto administrativen Aufwand in der Buchhaltung.
Entscheidend ist schlussendlich, bei welcher Variante mehr Kosten dem Unternehmen belastet werden können. Je nachdem ist ein Geschäftsfahrzeug oder ein Privatfahrzeug finanziell die bessere Lösung.
Private Kilometer vs geschäftliche Kilometer
Die Steuerämter und Sozialversicherungen unterscheiden zwischen geschäftlichem und privatem Gebrauch des Fahrzeugs.
Geschäftliche Fahrten
Geschäftliche Fahrten beinhalten:
- Normale geschäftlich begründete Fahrten: Fahrt vom Geschäft zu Kunden, Transport von Gütern usw.
- Fahrt vom Wohnort direkt zum Kunden (Aussendienstmitarbeiter)
- Spezialfälle bei Fahrt zwischen Wohnort und Geschäft. Beispiele: Transport von Geschäftsgütern (z.B. ein Lager bei sich zu Hause), Einsammeln von Kindern für eine Kita auf dem morgendlichen Arbeitsweg usw.
Private Fahrten
Private Fahrten beinhalten:
- Alle weiteren Fahrten, die nicht geschäftlich begründet sind
Sonderfall Arbeitsweg
Die Fahrten vom Wohnort ins Geschäft und zurück stellt ein Zwischending dar. Es wird in der Schweiz aber eher als eine private Fahrt angesehen.
Diese Kosten werden meist durch den Arbeitnehmer bezahlt und sind dann auf der privaten Steuererklärung als Fahrkosten abziehbar (mit Einschränkungen).
Der Arbeitsweg wird teilweise aber auch wie eine geschäftliche Fahrt behandelt. Als Beispiel kann die MWST genannt werden. Stellt das Unternehmen dem Mitarbeiter ein Geschäftsauto zur Verfügung, welches nur für den Arbeitsweg verwendet wird, so muss darauf keine Korrektur der MWST vorgenommen werden gemäss MWST Info 8 Kapitel 1.2 Lohnausweis Feld F: Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort.
Es muss daher von Fall zu Fall geprüft werden, ob der Arbeitsweg als private oder als geschäftliche Fahrt zu zählen ist. Verschiedene Regulierungen und Behörden behandeln ihn verschieden.
Grundvoraussetzung für ein Geschäftsauto
Selbstständigerwerbender
Bei Selbständigerwerbenden müssen mindestens 50% der gefahrenen Kilometer geschäftlicher Natur sein. Ansonsten wird das Auto nach der Präponderanzmethode dem Privatvermögen zugerechnet und kann kein Geschäftsauto sein (z.B. Kt ZH1). Der Arbeitsweg zählt dabei nicht zu den geschäftlichen Kilometer, zumindest im Kanton Solothurn2.
Wird ein Fahrtenbuch geführt, so ist klar ersichtlich ob mehr als 50% der Kilometer einen geschäftlichen Hintergrund hatten. Wird nach der effektiven Methode abgerechnet, so muss das Bordbuch auch dem Steueramt offengelegt werden, welches dann prüfen kann, ob 50% der Kilometer geschäftlich waren.
Wie wird ein Geschäftsfahrzeug behandelt wird, welches hauptsächlich für den Arbeitsweg benutz wird und nach der pauschalen Methode1 abgerechnet wird?
Würde der Arbeitsweg nicht zu den geschäftlichen Fahrten gezählt, so wären die 50% geschäftlichen Kilometer nicht erreicht. Da wohl kein Bordbuch geführt wird, könnte dies das durch das Steueramt auch nicht anhand eines Bordbuch nachgewiesen werden. Das Steueramt könnte jedoch nach ein paar Beispielen von geschäftlichen Fahrten im letzten Monat fragen und wenn nur ein bis zwei Fahrten zu Kunden aufgezählt werden, so dürfte es schwierig werden.
Abrechnung Privatauto
Gilt das Auto als Privatauto, so dürfen geschäftlich gefahrene Kilometer dem Selbständigerwerbenden rückvergütet werden mit z.B: CHF 0.70 pro gefahrenem Kilometer. Es dürfen keine Reparaturkosten, Treibstoffeinkäufe oder Abschreibungen im Geschäftsaufwand erfasst werden.
Angestellter in eigenem Unternehmen
Das Steueramt Bern erwähnt in seiner TaxInfo eine "überwiegend geschäftlicher Nutzung" bei Pauschalen für den Geschäftswagen betreffend "Angestellte Personen mit Beteiligung an der Arbeitgebergesellschaft".
Beim "Angestellte Personen ohne Beteiligung an der Arbeitgebergesellschaft" schreibt das Steueramt Bern nichts von einer überwiegend geschäftlichen Nutzung.
Daher scheint das Steueramt Bern die mehr als 50% geschäftlichen Kilometer auch bei einem angestellten Unternehmer zu fordern. Da bei einer Pauschale jedoch meist kein Bordbuch geführt wird, sind auch hier die Ausführungen zum Selbständigerwerbenden zu dieser Thematik relevant.3
Das Steueramt Zürich behandelt das Geschäftsauto von einem mitarbeitenden Hauptgesellschafter grunsätzlich wie von einem Unsebständigewerbenden. Das heisst, wie ein normaler Mitarbeiter. Das Amt behält sich aber vor in Ausnahmefällen davon abzuweichen.1
Ermittlung des Frankenbetrages für privaten Fahrten mit dem Geschäftswagen
Die Steuern und Sozialversicherungen verlangen, dass die Kosten von privaten Fahrten dem Fahrer belastet werden. Zur Berechnung des Frankenbetrages gibt es mehrere Möglichkeiten:
Pauschale Methode
Es wird ein Pauschalbetrag für die Nutzung des Fahrzeuges angenommen. Dieser Beträgt pro Jahr 10.8% des Kaufpreises des Fahrzeuges (ohne MWST). Es gilt eine Mindestpauschale von CHF 1'800 pro Jahr, respektive CHF 150 pro Monat (Randziffer 21 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises).4
Die Berechnung mit Beispiel ist in der Wegleitung zum Lohnausweise geregelt.
Ein weiteres Rechenbeispiel ist in der MWST Info 8 im Kapitel 1.5.2 Pauschale Ermittlung des Privatanteils ersichtlich.
Effektive Methode (effektive Kilometer mit fixem Kilometerpreis)
Für die Abrechnung der effektiven Kilometer muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Dieses Bordbuch muss lückenlos sein und alle private als auch geschäftliche Fahrten erfassen5,6. Der Tachometerstand am Anfang des Jahres plus alle Fahrten im Fahrtenbuch ergeben den Endbestand des Tachometers. Pro Fahrt wird das Datum, Ausgangspunkt, Zielpunkt, Kilometer und der Geschäftsgrund erfasst.
Die Anforderungen an ein Bordbuch sind im Detail in der MWST Info 8 ersichtlich.
Als Fahrtenbuch gibt es zwei Varianten:
- Fahrtenbuch in Papierform: z.B. TCS
- Digitale Fahrtenbücher, wie z.B. AutoSense (autosense.ch)
Damit können per App auf dem Handy alle Fahrten des Autos angezeigt werden und dann zugewiesen werden zu privaten oder geschäftlichen Fahrten.
Das ist administrativ weniger aufwändig als ein Papierfahrtenbuch.
AutoSense muss aber im Auto eingebaut werden.
Die privaten gefahrenen Kilometer werden danach vom Unternehmen an den Fahrer belastet. Hierbei werden die Kilometer mit einem fixen Preis pro Kilometer multipliziert, um den Frankenbetrag zu erhalten.
Der fixe Preis pro Kilometer wird oft bei CHF 0.70 pro Kilometer festgelegt. Weitere Informationen dazu sind weiter unten zu finden.
Effektive Methode 2 (effektive Kilometer mit Kosten gemäss Buchhaltung)
Bei diesem Ansatz muss auch ein Bordbuch geführt werden. Aber anstelle eines "pauschalen" Kilometeransatzes wird der Kilometerpreis aus der Buchhaltung berechnet.
Es werden alle Autokosten in der Buchhaltung zusammengezählt. Das beinhaltet Abschreibungen, Reparatur, Treibstoffe, Garagenmiete, Automobilsteuern und alles was sonst noch zum Fahrzeug gehört. Danach werden diese Totalkosten durch die gefahrenen Kilometer geteilt (geschäfltiche + private Kilometer) und dann mit den privaten Kilometern multipliziert. Das Ergebnis ist der Privatanteil in Schweizer Franken für das Geschäftsauto.
Diese Berechnung wird eher selten angewendet, da es aufwendig zur Berechnung ist. Ebenfalls kann es Diskussionsfläche für das Steueramt bieten kann.
Diskussionen sind vor allem zu erwarten, falls der Berechnete Kilometerpreis unterhalb von CHF 0.70 liegt.
Ein möglicher Diskussionspunkt könnten beispielsweise zu tiefe Abschreibungen sein. Tiefe Abschreibungen ergäben sich, wenn in Vorjahren schon viel abgeschrieben wurde. Und wenn der Eigentümer in den Vorjahren das Auto nicht für private Fahrten verwendet hat, dann hätte er sich nie privat an diesen hohen Abschreibungen in Vorjahren beteiligt.
Effektive Methode 3 (Drittvergleich Mietspreis)
Diese Methode wird wohl nur in Sonderfällen verwendet.
Autos können gemietet werden, zum Beispiel von Europcar Autovermietung. Es kann versucht werden diese Preissetzung nachzuberechnen.
Die MWST Info 8 beschreibt in Kapitel 1.5.3 Annäherungsweise Ermittlung des Mietentgelts mittels Vollkostenrechnung einen möglichen Berechnungsansatz.
Vergleich der Methoden
Nachfolgend werden nur die Pauschalmethode und die effektive Methode mit fixem Kilometerpreis verglichen, da die anderen Methoden eher unüblich sind.
Je nach Fall kann die Pauschalmethode oder die effektive Methode mit fixem Kilometerpreis steuerlich optimaler sein.
Oft ist jedoch die Pauschalmethode steuerlich die bessere. Und sie ist administrativ auch einfacher.
Die effektive Methode mit fixem Kilometerpreis ist besser in folgenden Fällen:
- Werden nur wenige private Kilometer gefahren, so wird die effektive Methode zu einem kleineren Privatanteil führen.
- Dasselbe kann der Fall sein, wenn das Fahrzeug einen hohen Anschaffungspreis hatte und nicht all zu viele private Kilometer gefahren wurden. Bei einem hohen Anschaffungspreis wird die Pauschale für den Privatanteil höher, aber die effektive Methode bleibt gleich (Kilometer * fixer Kilometerpreis bleibt unverändert). Auch in so einem Fall, kann die effektive Methode steuerlich besser sein.
Wechseln zwischen Methoden
Wird ein Fahrtenbuch geführt, so steht die Möglichkeit offen nach der effektiven Methode abzurechen.
Naheliegend wäre nun jedes Jahr zu prüfen, welche Variante finanziell besser ist und dann diese zu wählen.
Der Kanton Bern schränkt den Wechsel zwischen pauschaler und effektiver Methode ein. Es kann nur gewechelt werden , wenn auch das Fahrzeug wechselt. Dies gilt für Selbständige und auch für "Angestellte Personen mit Beteiligung an der Arbeitgeberschaft".3
Der Kanton Zürich schränkt den Wechsel bei Selbständigewerbenden ein.1
Andere Kantone sind eventuell weniger streng, zumindest führen einige es nicht in ihren Merkblättern auf.
Kilometeransatz bei der Verrechnung
Vergügung von privaten Fahrten vom Inhaber an das Unternehmen
Werden Kilometer für private Fahrten mit dem Geschäftsauto vom Mitarbeiter and das Unternehmen vergütet, so muss ein Preis pro Kilometer festgelegt werden.
Die Wegleitung zum Lohnausweis erwähnt in Randziffer 9 seinen Ansatz von mindestens 70 Rappen pro Kilometer für Vergütungen vom Mitarbeiter an das Unternehmen(Randziffer 214).
Die MWST Info 8 erwähnt ebenfalls 0.70 Franken pro Kilometer7. Falls ein tieferer Ansatz gewählt würde, so sei dies kalkulatorisch nachzuweisen.
Der Kanton Zürich verlangt explizit 70 Rp. pro Kilometer1.
Vergütung für geschäftliche Fahrten vom Unternehmen an den Inhaber
Werden geschäftliche Fahrten mit einem Privatauto unternommen, so steht dem Besitzer des Privatautos eine Verfügung zu.
Die Wegleitung zum Lohnausweis 2024 schreibt vor, dass Vergütungen vom Unternehmen an den Mitarbeiter maximal 70 Rappen betragen dürfen (Randziffer 524.
Belastung der Frankenbetrages für private Fahrten an den Eigentümer
Steht der Frankenbetrag für die Privatnutzung einmal fest, so muss er dem Fahrer belastet werden. Es gibt zwei Varianten:
- Dann kann das Unternehmen dem Mitarbeiter eine Rechnung stellen für z.B. CHF 180 Kilometer zur Bezahlung innert 30 Tagen.
- Alternativ können diese CHF 180 auch als Lohnaufrechnung erfasst werden. Dabei fallen die üblichen Sozialversicherungen an und es wird auf dem Lohnausweis als Einkommen aufgeführt. Es muss dann nichts durch den Arbeitnehmer zurückbezahlt werden, aber alle Behörden erhalten ihre Abgaben.
Mehrere Geschäftswagen
Der Kanton Bern legt für das zweite und weitere Fahrzeuge eine Privatanteil von 100% der Kosten fest für eine angestellte Person mit Beteiligung an der Arbeitgeberschaft3.
Diese strikte Haltung wird der Realität wohl meist gerecht werden. Warum sollte jemand zwei Geschäftswagen benötigen?
Die MWST Info 8 geht ebenfalls grundsätzlich von 100% privater Nutzung aller weiteren Fahrzeuge aus. Es lässt jedoch den Nachweis der geschäftlichen Nutzung zu, verlangt dafür aber die Vollkostenrechnungsmethode (vergleiche oben Abrechnung mit Drittvergleich Mietspreis).
Luxuswagen
Es gab Fälle, in denen einige Kantone bei Luxuswagen einen höheren Privatanteil an den Kosten aufgerechnet haben. Als Luxuswagen wurde z.B. ein Auto ab CHF 100'0005 Anschaffungskosten betrachtet. Die Fälle variieren stark von Kanton zu Kanton.
Mehr Information sind in diesem Artikel zu Luxuswagen zu finden.
Zusätzlicher Privatwagen
Der Kanton Bern hat dies explizit geregelt. Besitzt der Inhaber einen privaten Zweitwagen, so muss auf dem Geschäftsfahrzeug dennoch der pauschale Privatanteil berechnet werden3. Oder es muss ein Bordbuch geführt werden, aufgrund dessen der Privatanteil berechnet werden kann.
Ähnliche Regelungen dürfen in anderen Kantonen auch gelten.
Unterschiedliche Behörden
Die AHV-Ausgleichskassen orientieren sich an der Bewertung für die direkte Bundessteuer (WML Randziffer 20798).
Kantonale Unterschiede
In allen Fällen sollten die kantonalen Merkblätter konsultiert werden. Verschiedene Kantone handhaben Details verschieden.
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