Digitale Buchhaltung und einfachste gesetzeskonforme Ablage (Schweiz)

Die einfachste Art eine elektronische Ablage zu organisieren ist es, die PDFs auf einer Festplatte oder einem Cloudspeicher abzulegen. Eine Möglichkeit wäre, zum Beispiel, Dropbox.

Die einfachste elektronische Ablage orientiert sich an der Struktur der bisherigen Papierordner, wie sie sich über Jahrzehnte in Buchhaltungen etabliert hat.

Mehr Infos zur besten Verzechnisstruktur finden Sie im Artikel: Beste Ordnerstruktur für die digitale Ablage in der Buchhaltung.

Das Schweizer Recht schreibt im Obligationenrecht (OR 957-958f) vor, wie die Belegablage auszusehen hat. In Artikel 958f Absatz 4 des Obligationenrechtes wird der Bundesrat ermächtigt, eine Verordnung zu erlassen. Dies hat er mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) getan.

Als Verordnung muss die GeBüV sich im Rahmen der bestehenden Gesetze bewegen und der Bundesrat darf seine Kompetenz nicht überschreiten. Aktuell gibt es keinen Grund an der Gültigkeit der GeBüV zu zweifeln.

In der GeBüV Artikel 3 wird vorgeschrieben: "Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt."

Beim eingangs beschriebenen Scannen und Ablegen von unsignierten PDF-Dateien auf einem Dateisystem ist dies nicht erfüllt aus zwei Gründen: Erstens, können die PDF-Dateien im Nachhinein manipuliert werden, ohne dass sich dies nachweisen lässt. Zweitens hätten die Papierbelege schon vor dem Scannen manipuliert werden können.

Bei einer Papierablage ist es hingegen besser erfüllt. Dort kann im Nachhinein mit Spezialmethoden das Alter des Papiers geschätzt werden um es von einem Neudruck zu unterscheiden. Auch verwendet jeder Lieferant anderes Papier und andere Drucker.

Der Schutz vor Fälschungen ist bedeutend höher bei Papier im Vergleich zu einem PDF, auch weil es viel aufwändiger ist Papierbelege zu fälschen. Im Vergleich dazu, kann ein erfahrender IT-Spezialist relativ rasch grössere Mengen an normalen elektronischen Dokumenten verändern.

Die GeBüV verlangt für die Speicherung auf veränderbaren Informationsträgern (also Festplatten usw.) in Artikel 9, dass technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signatur­verfahren) und der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nach­weisbar ist. Dies bestätigt nochmals die vorherige Argumentation, dass das Ablegen von unsignierten PDFs auf einer Festplatte, den Anforderungen der GeBüV nicht genügt.

Eine rechtlich korrekte und dennoch einfache Lösung ist wie folgt möglich: die als PDF gescannten Belege werden nicht vernichtet, sondern unsortiert in eine Kiste geworfen. Pro Jahr gibt es eine neue Kiste. So sind die Originalbelege in Papierformat vorhanden, sollten sie tatsächlich einmal benötigt werden. Und für das laufende Geschäft, wird nur mit den PDFs gearbeitet. Arbeiten mehrere Mitarbeiter für das Unternehmen an verschiedenen Standorten, dann gibt es mehrere Kisten, die Ende Jahr zusammengeführt werden. Belege die mehr als 10 Jahre aufbewahrt werden sollten, gehen in eine separate Kiste pro Jahr.

Die vorgeschlagenen Varianten ermöglichen eine rechtlich korrekte Ablage mit minimalem Mehraufwand. So kann auch ohne aufwändige IT-Systeme mit den effizienteren elektronischen PDFs gearbeitet werden. Es ist nur ein kleiner Mehraufwand, einen Beleg nach dem Scannen in diese Kiste zu legen anstelle in den Papierkorb.

Wird ein unsigniertes PDF von einem Lieferanten per E-Mail erhalten, so müsste das ausgedruckt werden wie bisher, respektive sogar als Papierrechnung vom Lieferanten eingefordert werden (vgl. auch unten).

Ende des Jahres die Bilanz, Erfolgsrechnung und Kontoblätter ausdrucken auf Papier und ablegen (OR 958f).

In einer solchen Kiste können Belege rasch wiedergefunden werden, solange ca. 300 Belegstücke pro Jahr nicht überschritten werden. Das reicht aus für viele Kleinstunternehmen. Darüber wird der Zeitaufwand beim Suchen eines Dokumentes grösser und es sollte auf die nach Scannummer sortierte Belegkiste zurückgegriffen werden.

Handelt es sich nicht um ein Kleinunternehmen, sondern ein grösseres mit vielen Belegen pro Jahr: Dann wird auf den Papierbeleg vor dem Scannen eine fortlaufende Nummer geschrieben oder gestempelt. Diese Nummer muss im PDF irgendwie ersichtlich sein. Entweder wenn das PDF geöffnet wird oder dann im Dateinamen. In der Kiste werden die Belege sortiert nach dieser Scannummer abgelegt.

Bei Belegen die per PDF erhalten werden, macht es keinen Sinn, diese auszudrucken und dann wieder einzuscannen. Hier wird die Scannummer nur in den Dateinamen der Originaldatei geschrieben und auf das ausgedruckte Papier.

Die fortlaufende Nummer hat als führende Ziffern das aktuelle Jahr in zweistelliger Form. Somit ist ein Papierbeleg zu einem PDF schnell auffindbar, wenn nötig.

Gibt es mehrere Scanstationen, so bekommt jede Station ihre eigene forlaufende Nummer. Es wird dann aber pro Station zusätzlich ein Buchstabe zwischen die Jahreszahl und die forlaufende Nummer geschrieben.

Das Konzept mit verschiedenen Scannstationen kann auch auf verschiedene Mitarbeiter angewendet werden.

Wird eine nur elektronische Ablage angestrebt, so gilt es zwei Schritte zu sichern.

Eingangs-Schritt: Es muss beim Empfangen eines Dokumentes, ob nun per E-Mail oder in Papierform, sichergestellt werden, dass das Dokument nicht verändert wurde, bevor es in die elektronische Ablage gelangt.

Aufbewahrungs-Schritt: Einmal in der elektronischen Ablage angelangt, muss sichergestellt werden, dass das Dokument nicht mehr verändert werden kann.

Der Eingangs-Schritt ist schwierig zu erfüllen. Wer sagt, dass eine normale PDF-Datei, die per E-Mail erhalten wurde, vor dem Hinzufügen ins Archiv (resp. Signieren der Datei) nicht am Computer verändert wurde? Oder dass eine Papierrechnung nicht eingescannt, dann mit Photoshop verändert und erst danach erst im elektronischen Archiv abgelegt wurde?

Es ist nur schwer beweisbar, dass das PDF nicht vor dem Ablegen bearbeitet wurde. Bei grösseren Unternehmen kann dies nachgewiesen werden, weil zum Beispiel alle eingehenden Rechnungen in einem externen Scanzentrum eingehen und es eine Revisionsstelle gibt, die regelmässig überprüft, dass niemand im externen Scanzentrum oder im Unternehmen die Möglichkeit hat, etwas an den Daten zu verändern. Bei kleinen Unternehmen ist eine solche Prozesskontrolle zu aufwändig im Vergleich zum Nutzen. Und bei kleinen Unternehmen ist aufgrund der tiefen Anzahl an Mitarbeitern auch kein wirkliches Aufsplitten der Verantwortung und Zugriffsrechte auf verschiedene Personen möglich.

Der Aufbewahrungs-Schritt ist vergleichsweise einfach zu erfüllen. Er kann durch elektronische Verfahren sichergestellt werden. Zum Beispiel mit den elektronischen Signaturen mit Zeitstempel von PDF-Dateien. Diese Signatur reicht später als Beweis, dass die PDF-Datei immer noch dieselbe ist, wie zum Zeitpunkt, als sie signiert wurde. Und der Zeitpunkt des Signierens ist auch klar feststellbar.

Der Zukauf von elektronischen Signaturdienstleistung für PDFs ist auch bei Kleinunternehmen günstig möglich. Ein Unternehmen kann dann einfach alle PDFs signieren, bevor sie auf einem normalen Dateisystem abgelegt werden.

Bei Papierdokumenten bestehen mehr Möglichkeiten eine Fälschung nachzuweisen. Dies da jedes Unternehmen anderes Papier und andere Drucker verwendet.

Wird eine unsignierte E-Mailrechnung auf einem normalen Dateisystem abgelegt, so ist weder der Eingangs-Schritt noch der Aufbewahrungs-Schritt aus dem vorhergehenden Kapitel erfüllt.

Wird die Rechnung ausgedruckt als Papier und abgelegt, so ist der Aufbewahrungs-Schritt erfüllt, aber der Eingangs-Schritt weiterhin nicht.

Wird die Rechnung als Papierrechnung beim Lieferanten angefragt und erhalten, so sind sowohl der Eingangs-Schritt und der Aufbewahrungs-Schritt erfüllt. Aber hier stellt sich nun die Frage der Verhältnismässigkeit einer Risiko-Nutzen Abwägung, was auch vom Rechnungsbetrag abhängt.

Stellt der Lieferant bereits eine signierte PDF-Rechnung zur Verfügung, so sollte diese elektronisch aufbewahrt werden. Dies ist besser als die Rechnung auszudrucken, da bei der vom Lieferanten signierten PDF-Rechnung sowohl der Eingangs-Schritt, als auch der Aufbwahrungs-Schritt erfüllt sind.

In der Praxis wird bei kleineren Unternehmen öfters mit ganz normalen unsignierten PDF-Dateien auf einem Dateisystem gearbeitet.

Was bedeutet das nun praktisch, wenn nur unsignierte PDFs auf einem normalen Dateisystem vorhanden sind? Erstens, ist das Gesetz nicht eingehalten. Zweitens, hätten solche normale PDF-Dateien bei einem möglichen Gerichtsfall nur eingeschränkte Beweiskraft.

Wie realistisch ist es, dass dies zu einem Problem wird?

Nichteinhaltung des Gesetzes

Der Staat führt da eigentlich keine Kontrollen durch, ob ein Unternehmen seine Beleg ordnungsgemäss aufbewahrt. Steuer- und AHV Revisoren geben sich eigentlich immer mit normalen elektronischen PDFs zufrieden. Sie bevorzugen das sogar oft gegenüber Papierbelegen.

Dabei spielt die Unternehmensgrösse aber wohl eine bedeutende Rolle. Wenn ein einzelner Selbstständigerwerbender seine Unterlagen nur elektronisch als normale PDFs ablegt, so ist das etwas anderes, als wenn es ihm ein Unternehmen mit 2'000 Mitarbeitern gleich tun würde.

Die Sache würde sich natürlich ändern, wenn ein Unternehmen (auch ein sehr kleines) wegen z.B. Dokumentenfälschung, Steuervergehens, Gläubigerschädigung, Konkurs, oder ähnlichem in den Fokus der Behörden oder eines Gerichtsverfahrens gerät. Dann ist es durchaus denkbar, dass die nicht-konforme Ablage als nicht-ordnungsgemässe Buchführung Konsequenzen hat.

Die strafrechlichen Bestimmungen dazu wären vorhanden in StG Art. 325 (Ordnungswid­ri­ge Führung der Ge­schäftsbücher) und Art. 166 (Unterlassung der Buchführung)

Verminderte Beweiskraft

Eine nicht 100% gesetzeskonforme Ablage kann zu einem Problem werden, falls es zu einem Gerichtsprozess kommt und Beweise vorgelegt werden müssen. Es kann sein, dass ein Kunde oder ehemaliger Mitarbeiter das Unternehmen verklagt oder das Unternehmen einen Lieferanten oder Mitarbeiter verklagt. Wie oft kommt das vor? Wenn bei Kunden- oder Lieferantenrechnungen ein Jahr nach Rechnungsstellung noch nicht um einen Sachverhalt gestritten wird, so ist es unwahrscheinlich, dass ein solcher Beleg je wieder benötigt wird. Möglich ist es aber.

Theoretisch ist es möglich, dass nach Jahren ein Geschäftspartner auftaucht und das Blaue vom Himmel behauptet und viel Geld will. Er könnte zum Beispiel behaupten, dass es in einem Vertrag keinen Haftungsausschluss gegeben hat und er nun einen Anspruch auf Schadenersatz habe aus irgendwelchen Gründen. Legt die Gegenpartei einen Papiervertrag vor und es gibt keine eigene Papierablage, um zu beweisen, dass der Vertrag anders ausgesehen hat, dann ist das ein Problem. Daher sollten wichtige Verträge immer in Papierform aufbewahrt werden. Geht es hingegen um Rechnungen, so sieht es bereits ein wenig anders aus. Schliesslich gibt es zur Rechnung einen Vertrag, welcher ausschlaggebend ist, ob die Rechnung so gerechtfertigt war. Der Vertrag ist wichtiger als die Rechnung selbst. Und bei einer Rechnung gibt es dann auch noch einen Geldfluss auf der Bank, welcher als Beweismittel hinzugezogen werden kann. Eine Bank hat da sicher eine rechtskonforme Dokumentenablage, die sie zur Verfügung stellen kann bei Bedarf.

Es bleibt aber dabei, dass z.B. eine Ablage von normalen PDFs auf einer normalen Festplatte nicht rechtskonform ist und zu Problemen führen kann. Auch wenn es nur selten zu Problemen führen wird. Daher sollten wichtige Dokumente in rechtskonformer Weise aufbewahrt werden (z.B. in Papierform).

Wichtige Dokumente sollten in Papierform aufbewahrt werden.

Wenn ein Unternehmen im Jahr drei Kundenaufträge abschliesst die 100% des Geschäftes ausmachen, dann sollten die Verträge in Papierform aufbewahrt werden.

Wenn ein Unternehmen 100'000 Verträge für CHF 9 abschliesst und keine bedeutenden Haftungsrisiken bestehen, dann kann das Unternehmen es sich leisten, in einem Gerichtsfall über CHF 9 zu verlieren.

Problemfall Steuer- und andere Behörden

Weitere Risiken bestehen bei den Steuer- und anderen Behörden. Auch hier gibt es wieder beide Aspenkte: Erstens, das Nichteinhalten des Gesetzes und zweitens, die verminderte Beweiskraft.

Das Nichteinhalten des Gesetzes wurde bereits besprochen. Die Behörden machen eigentlich keine Kontrollen und zeigen auch kein Interesse daran da irgendwie Strafverfahren in Gang zu setzen, solange die Verstösse nicht besondere Aufmerksamkeit erregen. Entsprechend ist auch nicht gerichtlich geklärt, was genau denn nun in Ordnung ist und was nicht.

Die Problematik kommt aber dann, wenn die Behörde das Recht hat Geld vom Unternehmen einzuverlangen oder eine Geldrückzahlung abzulehen.

Es sei hier als abschreckendes Beispiel der starke Formulismus der Mehrwerststeuer (MWST) bis 2010 in Erinnerung gerufen. Bis zum Inkrafttreten der Reform in 2011, verweigerte die Behörde die Rückzahlung von Vorsteuer an die Unternehmen aufgrund eigentlich bedeutungsloser Formmängel in den Belegen. Die Argumentation der MWST-Behörde war dann in etwa wie folgt (fiktives Beispiel):

"Wir sehen, dass Sie als Unternehmen «Müller Maler AG» CHF 8 von uns zurückfordern möchten aufgrund einer Einkaufsrechnung für Büromaterial. Diese Einkaufsrechnung ist aber adressiert an «Müller Maler» und nicht auf «Müller Maler AG» (das «AG» fehlt). Damit lautet die Einkaufsrechnung nicht auf das Unternehmen und wir verweigern Ihnen die Rückzahlung.".

Es ist verständlich, dass die MWST möglichen Missbrauch verhindern will. Aber die Praxis der MWST ging weit über das hinaus.

Das Verhalten der MWST-Behörde verbesserte sich bedeutend nach der MWST-Reform in 2011 von Bundesrat Hans-Rudolf Merz. Heute wird die MWST durch die Behörde praktischer gehandabt.

Zu den Belegen schreibt die ESTV (August 2022):

Gibt es eine Pflicht zur digitalen Signatur?
Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.

Die MWST-Behörde verlangt also, dass dieselben Leitlinien eingehalten werden, wie sie im Obligationenrecht ausgeführt sind. Und dies schliesst dann auch die GeBüV ein, welche der Bundesrat erlassen hat. Mehr zur Beweiswürdigung der MWST ist auf der KMU-Seite des Bundes zu finden, wo die Beweismittelwürdigung der Behörden diskutiert wird. Für die Vorsteuer bei der MWST wird geschrieben:

Das bedeutet, dass auch für elektronische Rechnungen ohne elektronische Signatur das Recht zum Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, sofern andere Nachweise erbracht werden können. Die gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung müssen eingehalten werden.

Es wird verlangt, dass "Die gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung müssen eingehalten werden". Dieses Muster ist überall zu erkennen: Die Behörden berufen sich auf eine korrekte Einhaltung der Buchführung, was entsprechend die GeBüV einschliesst. Und die GeBüV ist deutlich, dass für den Aufbewahrung-Schritt auf einem veränderbaren Datenträger eine Signatur oder ein ähnliches Verfahren nowendig ist. Da es aber keine praktikablen anderen Verfahren für kleinere Unternehmen gibt, wird hier über die Hintertür dennoch eine signierte Ablage gewünscht.

Ein Unternehmen sollte daher prüfen, mit welchen Behörden es geschäftlichen Kontakt hat und prüfen, ob eine dieser Behörden zur Zeit an überspitztem Formalismus leidet.

Wird einer Behörde Grund gegeben skeptisch zu sein oder kommt es mit einer Behörde gar zum Streit, dann wird die Behörde eher die formelle Unkorrektheit der Ablage beanstanden als sonst.

Wenn, zum Beispiel, versucht wird bei den Mehrwertsteuern zu optimieren mit fadenscheinigen Gründen oder gar Falschdeklaration und "vergessen" dann besteht durchaus das Risiko, dass die Behörde zurückschlägt und dabei auch formale Argumentationen nutzt.

Stösst eine Behörde bei einer Kontrolle auf auffällige Sachverhalte, fehlende oder gar gefälschte Belege, so wird sie zurecht skeptisch werden bezüglich der Glaubwürdigkeit der gesammten Belegablage.

Zwischenfazit

Wenn die Buchaltung korrekt geführt wird und nicht versucht wird, die Steuern und Abgaben im Graubereicht oder gar darüber zu optimieren, dann ist die Chance gross, auch mit einer nicht ganz den Ansprüchen der GeBüV entsprechenden Ablage keine Probleme zu erhalten. Das kann zum Beispiel sein, dass nur signierte PDFs abgelegt werden, anstelle der Papierbelege. Problematischer wird es bei der Ablage von unsignierten PDFs.

In jedem Fall muss aufgrund der individuellen Situation des Unternehmens entschieden werden, wo das Unternehmen bereit ist Risiken zu tragen und wo es in Anbetracht der Grösse der Risiken besser keine Risiken eingeht.

Was sicher als Papier aufbewahrt werden sollte, wenn die eigene elektronische Ablage nicht sicher 100% dem geltenden Recht entspricht

Sicher über viele Jahre in rechtskonformer Weise aufbewahren sollten wichtige unterschriebene Verträge: Arbeitsverträge, grosse Aufträge von Kunden usw. Alles wo eine Chance von finanziell bedeutenden Gerichtsprozessen für das Unternehmen besteht, sollte in Papierform aufbewahrt werden.

Die GeBüV sagt, dass ein elektronisches Zertifikat akzeptiert wird um Belege elektronisch auf veränderbaren Datenträgern abzuspeichern. Es wären aber auch andere Mechanismen akzeptabel. Was die anderen Mechanismen sind, ist nicht klar. Aber vermutlich wird die Signatur für kleinere Unternehmen der einfachste Weg sein, um zuverlässig beweisen zu können, dass die Belege seit dem Abspeichern (respektive Signieren) nicht mehr manipuliert wurden.

Da die Dienstleistungen für elektronischen Signaturen heute weit verbreitet sind und einfach anzuwenden, gibt es eigentlich keinen Grund mehr auf die Anwendung zu verzichten für die Archivierung.

Es gibt elektronische Signaturen mit Zeitstempel. Die Signatur bestätigt, dass das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt noch immer gleich aussieht. Das heisst, dass das Dokument nicht verändert wurde. Und der Zeitstempel sagt, zu welchem Zeitpunkt die Signatur erstellt wurde. Zusätzlich kann festgestellt werden, wer das Dokument damals signiert hat.

Beim elektronischen Unterschreiben von Verträgen sind fast dieselben Informationen wichtig: wer hat wann unterschrieben und ist das vorliegende Dokument seither nicht verändert worden? Beim Unterschreiben von Verträgen ist das "Wer?" sehr wichtig, beim Archivieren ist es nur von untergeordneter Bedeutung, aber dennoch eine willkommene Zusatzinformation. Da im Grundsatz dieselben Informationen wichtig sind, können dieselben Verfahren angewendet werden für das Unterschreiben und die Archivierung.

Es gibt die Schweizer Gesetzgebung über die elektronischen Signaturen (ZertES, VZertES). Die Schweizerische Akkreditierungsstelle SAS veröffentlicht eine Liste der anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten. Per August 2022 waren in der Schweiz vier Anbieter anerkannt für elektronische Signaturen:

• Swisscom (Schweiz) AG
• QuoVadis Trustlink Schweiz AG
• SwissSign AG
• Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT)

Das heisst aber nicht, dass nur diese Firmen gültige Produkte verkaufen. Es gibt diverse Anbieter, die Lösungen anbieten, die im Hintergrund einen dieser 4 zugelassenen Anbieter einsetzten.

Aktuell gibt es keine internationale Abkommen über die gegenseitige Anerkennung von elektronischen Signaturen (BAKOM).

Damit sind ausländische Anbieter in der Schweiz aktuell nicht anerkannt. Es wäre also eine Dummheit einen wichtigen Vertrag nach Schweizer Recht mit der digitalen Unterschrift eines ausländischen Anbieters zu versehen, da die Ungültigkeit riskiert würde.

Die GebüV schreibt in Art. 9 Abs. 1:

1 Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:
a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unver­­änderbare Datenträger;
b. veränderbare Informationsträger, wenn:
1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signatur­verfahren),
2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z. B. durch «Zeitstempel»),
3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und
4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.

Der Punkt im oberen Gesetzestext über die weiteren Vorschriften beim Einsatz der betreffenden technischen Verfahren (Punkt 1-b-3) kann so interpretiert werden, dass wenn digitale Signaturen für die Archivierung verwendet werden, sie dem "Bundesgesetz über die elektronische Signatur" (ZertES) genügen müssen. Damit kämen für die Signatur bei der Archivierung nur Produkte in Frage, die einen der oberen 4 Anbieter verwenden.

Was immer für ein Angebot gewählt wird, es muss einen Zeitstempel haben. Das ersichtlich ist, wer signiert hat, ist im oberen Gesetzestext nicht explizit verlangt. Für das Signieren wird ein Zertifikat benötigt, welches nur eine gewisse Zeitdauer gültig ist. Daher müssen die Abos immer wieder verlängert werden.

Schweizerische Angebote gibt es hier:

• swissid.ch (SwissSign AG)
• skribble.com (verwendet Swisscom)
• docusign.de (verwendet Swisscom, DocuSign bietet auch Signierung nach EU-Recht an, es muss aber die Schweizer Variante gewählt werden)
• quovadisglobal.com (QuaVadis Trustlink Schweiz AG, unlimitiertes Signiervolumen ab CHF 590 gemäss Preisliste 2022)
• usw.

Für ein Unternehmen mit vielen Dokumente sollte eine professionelle Lösung gefunden werden, die pro Dokument hoffentlich auch günstiger ist als die Lösungen für Private.

Zum Teil haben Buchhaltungsprogramme auch bereits eine Dokumentenarchivierungsfunktion eingebaut, wo die Dokumente auch gleich signiert werden.

Bezüglich Preise lässt sich sagen, dass dies von CHF 2 pro Singnatur bis unter CHF 0.05 pro Singnatur (Abacus Buchhaltungsprogram) geht. Eine Flat-Rate gibt es für CHF 590 (QuaVadis).

Um Kosten zu sparen, könnten auch mehrere PDFs am Ende des Monates oder gar des Jahres, zu einem einzigen PDF zusammengefügt werden und dann nur dieses Riesen-PDF signiert werden. Wenn das so gemacht wird, dann am besten die sicherste Signatur-Variante wählen (QES qualifizierte Signatur).

Mit diesen Signaturlösungen kann der Aufbewahrungs-Schritt sichergestellt werden. Weiterhin nicht bewiesen werden kann damit, dass das Dokument nicht vor dem Signieren durch den Benutzer verändert wurde. Dies ist erst zuverlässig bei der Verwendung eines externen Scanzentrums möglich oder mit DMS System und geprüften Prozessen.

Die Ablage von signierten PDFs ist aber immerhin eine sehr bedeutende Verbesserung gegenüber der Ablage von unsignierten PDFs auf einer normalen veränderbaren Festplatte.

Die GebüV schreibt in Art. 9 Abs. 1:

1 Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:
a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unver­­änderbare Datenträger;
b. veränderbare Informationsträger, wenn:
1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signatur­verfahren),
2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z. B. durch «Zeitstempel»),
3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und
4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.

Die GebüV unterscheidet also in veränderbare und unveränderbare Datenträger.

Für die Speicherung auf veränderbaren Datenträger verlangt die Verordnung irgendwelche Verfahren um sicherzustellen, dass die Daten nicht unbemerkt verändert werden und der erstmalige Abspeicherzeitpunkt festgestellt werden kann. Hier kommt die bereits angesprochene digitale Signatur in Frage.

Bei den unveränderbaren Datenträgern steht nichts davon, dass es nachweisbar sein muss ob die Daten verändert wurden. Diese Frage erledigt sich jedoch von selbst, da es per Definition keine Änderungen geben kann, da es eben ein unveränderbarer Datenträger ist. Es steht jedoch auch nichts, dass der Aufzeichnungszeitpunkt bei unveränderbaren Datenträgern feststellbar sein muss.

Die einfachsten unveränderbaren Datenträger sind nur einmal beschreibbare CDs oder DVDs.

Heisst das, man darf nun einfach die gescannten normalen PDFs am Ende des Jahres auf eine einmalbeschreibbare DVD brennen und das reicht aus um die Papierbelege vernichten zu dürfen?

Der Eingangs-Schritt aus vorherigem Kapitel ist sicher weiterhin nicht erfüllt. Die Dateien hätten verfälscht werden können, bevor sie auf die DVD gebrannt werden. Wie sieht es mit dem Aufbewahrungs-Schritt aus? Kann festgestellt werden, dass die DVD für das Geschäftsjahr vor 10 Jahren nicht erst vor 3 Monaten gebrannt wurde, sondern wirklich schon vor 10 Jahren? Es gibt bei einer gebrannten CD oder DVD offenbar einen Datumsstempel der mitgeschrieben wird. Aber wenn das Datum auf dem PC kurz vor dem Brennen 10 Jahre zurückgestellt wird, dann wird da natürlich auch ein falsches Datum mitgebrannt. Eine Internet-Recherche führte zu keinem zufriedenstellenden Resultat, ob der Brennzeitpunkt irgendwie anders bewiesen werden kann.

Es gab die Motion 22.3004 zur Erleichterung der digitalen Buchführung im Parlament. Die Antwort des Bundesrates vom 23.02.2022 war, dass bereits heute die Belege ohne elektronische Zertifikate abgelegt werden können, wenn Sie auf einen unveränderbaren Datenträger, wie eine CD-Rom, gebrannt werden. Dies spricht dafür, dass eine nur einmalbeschreibbare CD-Rom und damit natürlich auch eine einmal beschreibbare DVD als Alternative zur elektronischen Signatur akzeptiert wird.

Auf einer DVD können im Nachhinein nicht einzelne Dateien gelöscht werden. Es gibt neurere Entwicklungen im Datenschutzrecht, wo es vielleicht einmal möglich sein müsste, bestimmte Personendaten auf Verlangen hin zu löschen. Das wäre mit einer DVD nicht möglich.

Wird auf eine DVD gebrannt, dann muss eine nur einmal beschreibbare DVD gewählt werden. Es sollte auch ein DVD-Rohling mit langer Lebensdauer im beschriebenen Zustand gewählt werden.

Es bleibt aber das mögliche Beweisproblem über den Brennzeitpunkt der DVD. Und auch der Eingangs-Schritt ist nicht erfüllt.

Es kann ein externes Scanzentrum für eingehende Papier und E-Mailbelege verwendet werden. Das Scanzentrum signiert dann alle Dateien. Und die Prozesse des Scanzentrums werden von einer Revisionsstelle regelmässig überprüft, womit sichergestellt ist, dass keine unberechtigte Person Einfluss im Scancenter ausüben kann.

In einem Dokumentmanagementsystem (DMS) werden die wichtigen Dokumente eines Unternehmens abgelegt.

DMS-Systeme arbeiten mit "Tags". So erhält eine eingehende Steuerrechnung z.B. die Tags:
- DokumentTyp "Eingangsrechnung"
- Eingangsdatum "25.07.2022"
- BetrifftJahr "2021"
- Lieferant "Steuerverwaltung Kanton Zürich"

Danach kann man im DMS nach beliebigen Tags suchen und Dokumente rasch finden. Dokumente werden rascher gefunden, als wenn sich jemand durch die Ordner in einem Dateisystem durchklicken muss. Ist dies nicht der Fall, dann ist vermutlich etwas schiefgelaufen bei der Auswahl oder Einführung des DMS.

Die abgelegten Dokumente sind im DMS meist auch gleich elektronisch signiert. Es würde nur wenig Sinn machen, darauf zu verzichten.

Zusätzlich wird dann oft genau in Prozessen festgelegt, wie die Dokumente ins DMS gelange. Es wird festgelegt: Wer, was, wann und wie machen darf und muss.

Da am Schluss viele Prozesse festgelegt werden, verschiedene Personen beteiligt sind und die Zugriffsrechte einzelner Personen eingeschränkt sind, wird es schwerer für eine Einzelperson, hier einen Beleg vor oder nach dem Eingang zu fälschen.

Wird der ganze Prozess dann auch dokumentiert und durch eine externe Revision kontrolliert, so wird eine hohe Glaubwürdigkeit für die Authenzität der Dokumente im DMS erreicht.

Leider ist die Einführung eines DMS oft eine kostenintensive Angelegenheit.

Die gesetzlichen Grundlagen sind im Obligationenrecht ausgeführt. Darauf basierend hat der Bundesrag die GeBü-Verordnung erlassen. Die GeBüV ist nur eine Verordnung und muss sich daher auf das Obligationenrecht stützen und darf ihm nicht wiedersprechen. Es gibt aber aktuell keinen Grund, die Gültigkeit der GeBüV in Frage zu stellen.

Die GeBüV verlangt, dass Belege nicht unbemerkt geändert werden können. Dies kann in den Eingangs-Schritt und den Aufbewahrungs-Schritt aufgeteilt werden. Der Eingangs-Schritt deckt den Zeitraum vom Eingang des Beleges bis zur Ablage ab. Hier geht es darum, dass der Beleg vor dem Ablegen (resp. Signierung) nicht verändert wurde. Also, dass zum Beispiel ein Papierbeleg vor dem Scannen nicht manipuliert wurde. Der Aufbewahrungs-Schritt umfasst die Zeit nach der Ablage (resp. Signieren) des Beleges.

Beim Scannen von PDFs und einer nur elektronischen Ablage, kann der Aufbewahrungs-Schritt am einfachsten mittels digitaler Signaturen erfüllt werden. Die digitale Signatur bestätigt, dass ein Beleg seit dem Signierungszeitpunkt nicht mehr verändert wurde. Der Eingangs-Schritt kann bei kleineren Unternehmen realistischerweise nicht wirklich gesichert werden. Dies bleibt den mittleren und grösseren Unternehmen vorbehalten, die externe Scancenter verwenden oder ein eigenes DMS einführen mit dokumentierten und geprüften Prozessen.

Damit kleinere Unternehmen dennoch mit digitalen Belegen arbeiten können, bietet es sich an, als einfachste Variante eine unsortierte oder eine nach Scannummer sortierte Kiste zu verwenden, in der die Papierbelege weiterhin abgelegt werden. Es ist nur ein kleiner Mehraufwand, einen Beleg nach dem Scannen in diese Kiste zu legen anstelle in den Papierkorb. So können auch kleinere Unternehmen im Tagesgeschäft mit den digitalen Belegen arbeiten.

Vielleicht wünscht jedoch ein kleineres Unternehmen nur noch mit elektronischen Belegen zu arbeiten und ganz auf die Papierablage zu vezichten. Die beste Lösung hierzu ist es, alles als PDF abzulegen und diese PDFs vor der Ablage zu signieren. So kann mindestens zuverlässig bewiesen werden, dass die PDFs seit dem Signierungszeitpunkt nicht mehr verändert wurden. Digitale Signaturdienstleistungen sind zwischenzeitlich weit verbreitet, einfach zu installieren zu akzeptablen Preisen erhältlich.

Der Eingangs-Schritt ist jedoch weiterhin auch bei signierten PDFs nicht gesichert. Hier bedarf es einer Risikoabwägung im Einzelfall. Bei kleineren Unternehmen sind die Chancen hoch, dass ihm keine Nachteile daraus erwachsen, solange es wichtige Verträge weiterhin in Papierform aufbewahrt.

Weiter könnte versucht werden, auch auf das signieren der PDFs ganz zu verzichten. Dann müssten gemäss GeBüV andere Verfahren zum Einsatz kommen um sicherzustellen, dass die PDFs seit dem Ablegezeitpunkt nicht mehr verändert wurden. Solche Verfahren sind aber insbesondere für kleinere Unternehmen nicht realistisch und wären aufwändiger als das Signaturverfahren.

Werden trotzdem nur unsignierte PDFs auf veränderbaren Datenträgern abgelegt, so wiederspricht dies klar der GeBüV. Ob es das Risiko wert ist, ist im Einzelfall abzuwägen. Korrekt ist es nicht.

In jedem Fall muss aufgrund der individuellen Situation des Unternehmens entschieden werden, wo das Unternehmen bereit ist Risiken zu tragen und wo es in Anbetracht der Grösse der Risiken besser keine Risiken eingeht. Ein Beratungsunternehmen, dessen Aufwandseite hauptsächlich aus Löhnen besteht ist zum Beispiel bezüglich MWST-Vorsteuerrisiken in einer total anderen Position als ein Handelsunternehmen mit grossen Warenumschlag. Für das erste Unternehmen ist es ein Risiko, das zweite wäre nur schon bei Diskussionen mit der MWST-Behörde rasch im Fortbestehen gefährdet.

Die Unternehmensgrösse hat auch einen Einfluss darauf, wie nachsichtig die Behörden mit einer nicht ganz korrekten Ablage umgehen. Was bei einem Ein-Mann-Betrieb kein Aufsehen erregen dürfte, kann bei einem Unternehmen mit 2'000 Personen als nicht angemessen erachtet werden.

Eine nicht ganz korrekte Ablage kann zu einem Problem werden, wenn das Unternehmen noch wegen zusätzlichem anderem Fehlverhalten in den Fokus gerät, wie, zum Beispiel, vermuteten Dokumentfälschungen, fehlende Belege, Steuervergehen, aggressiver Steueroptimierung, Gläubigerschädigung, Konkurs usw.

Bei den meisten Unternehmen wird keine elektronische Ablage existieren, die sowohl die Eingans- als auch den Aufbewahrung-Schritt abdeckt. Dies gibt es meist nur bei Grossfirmen mit DMS. Daher sollten wichtige Verträge und Dokumente weiterhin in Papierform aufbewahrt werden. Es geht nicht nur um die GeBüV, sondern auch um die Beweiskraft von Dokumenten, sollten sich Gerichtsverfahren mit Geschäftspartnern oder Behörden ergeben. Und wenn das Ausland involviert ist, dann ist gar nicht klar, dass eine elektronische Ablage, auch wenn sie die GeBüV erfüllt, annerkant wird zur vollen Beweiskraft.

• BDO Artikel 2019: Artikel: Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht