Beste Ordnerstruktur für digitale Ablage der Buchhaltung

Am besten hält man sich für die digitale Ordnerstruktur im Grundsatz an die Struktur, wie sie sich über Jahrzehnte für die Papierablage einer Buchhaltung etabliert hat. Da gibt es zum Beispiel einen Ordner pro Jahr und in diesem Ordner ein Register mit einer Lasche für Bank, Debitorenrechnungen, Kreditorrechnungen, Mehrwertsteuern, Gewinnsteuern usw.

Unterscheidung Dauerakten und laufende Ordner

Bei den Papierordnern wird unterschieden zwischen Dauerakten und laufenden Ordnern pro Jahr. Auch elektronisch macht diese Unterscheidung Sinn. Es geht darum zu verhindern, dass in einem Ordner, in dem gearbeitet wird, sich über die Jahre Unterlagen aufstauen, die veraltet sind und nicht mehr benötigt werden.

Daher sollte möglichst viel in den laufenden Jahresordnern abgelegt werden, damit es ein Jahr später, wenn es nicht mehr benötigt wird, automatisch vom Blickfeld verschwindet, wenn der betreffende Jahresordner nicht mehr angeschaut wird.

Alles was zum laufenden Jahr gehört und vielleicht noch im darauffolgenden Jahr verwendet wird, wird im laufenden Jahresordner abgelegt. Unterlagen, die keinen speziellen Bezug zu einem Jahr haben und auch Jahre später noch benötigt werden, werden in den Dauerakten abgelegt.

Dauerakten helfen dabei, dass Dokument aus der Vergangenheit bei denen nicht intuitiv klar ist in welchem Jahr gesucht werden müsste, rascher gefunden werden.

Nachfolgend sind einige Beispiele aufgeführt, die sinnvollerweise in den Dauerakten geführt werden:

• Mietverträge (die Verträge laufen über mehrere Jahre, werden üblicherweise öfters wieder benötigt und es ist wichtig jeweils die letzte Fassung zuverlässig zu finden und nicht zu riskieren, dass irgendwo in einem Jahresorder eine Vertragsänderung übersehen wird)
• Gesellschaftsstatuten (bei den Gründungsstatuten mag das Jahr noch intuitiv klar sein, aber bei den Statutenänderungen ist das nicht mehr der Fall)
• Vollmachten
• usw.

Position des Jahresordners

Die Unterscheidung in Dauerakten und Jahresordner kann in verschiedenen Tiefen der Verzeichnisstruktur vorgenommen werden.

Variante 1:

Variante 2:

Der Unterschied zwischen Variante 1 und 2 besteht darin, dass die Struktur "Buchhaltung\2022" ist und nicht "2022\Buchhaltung". Von der Systematik her wäre die zweite Variante mit dem Jahr zuerst die sauberere Lösung. Der Buchhalter muss aber in seiner täglichen Arbeit oft zwischen verschiedenen Jahren in der Buchhaltung wechseln und das geht in der ersten Variante massiv schneller. Daher wird die erste Variante bevorzugt.

Tiefe der Ordnerstrukturen

Die Ordnerstrukturen sollten flach gehalten werden, wenn sinvollerweise möglich. Bei einer flachen Ordnerstruktur werden weniger Klicks benötigt um zu einem Zielordner zu gelangen. Auch vereinfacht es das Suchen.

Manchmal ist aber eine tiefere Ordnerstruktur besser.

Dies wird nun Anhand von Bankkonten veranschaulicht.

Variante 1: flach

Variante 2: tief

Die flache Variante 1 wird bevorzugt, wenn möglich, da hier das gewünschte Bankkonto mit weniger Klicks erreicht werden kann.

Die tiefere Variante 2 wird bevorzugt, wenn:

• Es bereits viele Unterordner im Ordner "2022" gibt, weil das Unternehmen etwas grösser oder komplizierter ist. Idealerweise sollte es nicht mehr als ca. 7-12 Unterordner geben im Ordner "2022".
• Es viele verschiedene Bankkonten gibt, die sonst den Ordner 2022 mit Unterordner überladen würden. Sobald es mehr als 3 Bankkonten gibt, sollte die Variante 2 gewählt werden.

Suchen in Ordnerstruktur

Praktisch kann leider nicht verhindert werden, dass beim Suchen einer Datei manchmal an zwei bis maximal drei Orten geschaut werden muss. Dies kann seine Ursache darin haben, dass mehrere Leute in derselben Ablage arbeiten oder sich die Ablagestruktur über die Jahre leicht geändert hat. Es sollte aber intuitiv sein, an welchen Orten gesucht werden muss. Muss an mehr als drei Orten geschaut werden, ist nicht intuitiv klar an welchen Orten gesucht werden muss oder wird die Datei nicht gefunden, so ist es Zeit für eine Reorganisation der Ablage.

Ist die elektronische Verzeichnisstruktur einmal erstellt, dann werden darin die Dateien abgelegt.

Die Dateinamen sollten so gewählt werden, dass wenn nach dem Dateinamen sortiert wird, sich eine hilfreiche Sortierung ergibt.

Diese Sortierung der Dateien muss für jeden Ordner, der Dateien enthält, festgelegt werden. Allermeistens wird es ein Datum sein als Sortierung. Dies ist der Standard. Nur für wenige Ordner muss eine andere Sortierung bestimmt werden.

Es kann auch eine zweistufige Sortierung festgelegt werden für Dateien. Ein Beispiel wäre: Nach Lieferantenname und dann nach Rechnungsdatum. Damit hiesse eine Eingangsrechnung zum Beispiel

oder einfach nur kurz ohne die überflüssigen Zusatzinformationen in Klammern:

Es gibt ein Mutationsdatum bei Computerdateien, nach welchem sortiert werden kann. Damit wäre das Datum im Dateinamen theoretisch überflüssig. Dieses Computer-Mutationsdatum geht aber oft verloren beim Umzug von Daten (z.B. von Dropbox auf den lokalen PC oder zu SharePoint) und dann herrscht Chaos, wenn das Datum nicht im Dateinamen steht. Insbesondere, bei Ordnern mit vielen Dateien oder mehrjährigem Inhalt, wie z.B. die Dauerakten, sollte das Datum im Dateinamen stehen. Welches Datum genau, muss pro Ordner festgelegt werden. Praktisch ist es aber meist klar, welches Datum genommen wird.

Wird das Datum im Dateinamen als sortierungsrelevant festgelegt, dann wird es in umgekehrter Reihenfolge "Jahr.Monat.Tag" geschrieben, damit es richtig sortiert wird. Die Reihenfolge von weiteren Zusatzinformationen (z.B. Rechnungsnummer) im Dateinamen, nach den festgelegten sortierungsrelevanten Infos, spielt keine Rolle mehr. Die können dann in chaotischer Reihenfolge folgen.

Ist nur der Monat bestimmbar, aber kein spezieller Tag, dann steht bei einer solchen Datei halt "2022.03.00" oder einfach nur "2022.03."

Elektronisch könnte das dann wie folgt aussehen:

Zusatzinformationen in Klammern in den Dateinamen oben sind überflüssig und werden bei der realen Ablage weggelassen. Sie sind nur zum Verständnis hier aufgeführt.

Bei der Ablage von Debitorenrechnungen (ausgehenden Ertragsrechnungen) und Kreditorenrechnungen (eingehende Kostenrechnungen) gibt es grundsätzlich 3 Varianten.

Ablage von Debitoren und Kreditoren: 1. Variante nach Bank

Bei kleineren Unternehmen kommt eine Ablage von Debitoren und Kreditoren nach Datum der Zahlung auf der Bank in Frage. Bei Kleinunternehmen ist die Ablage nach Bank effizienter. Wenn der Kunde die Zahlungen selbst macht, dann ist das Zahlungsdatum schon bekannt, wenn der Beleg an den Treuhänder zugestellt wird. Macht der Treuhänder die Zahlungsläufe, dann muss er die Belege pendent halten bis sie bezahlt sind und er den Dateinamen entsprechend vervollständigen kann mit dem Zahlungsdatum. Das sieht dann wie folgt aus:

Ablage von Debitoren und Kreditoren: 2. Variante nach Namen

Die Ablage von Debitoren und Kreditoren nach Namen ermöglicht es auch bei tausenden von Belegen, rasch den gewünschten Beleg zu finden. In Papierform ist dies die bevorzugte Ablage bei grossen Unternehmen.

Die Debitoren werden abgelegt nach (Familien-)Name und dann nach Rechnungsdatum.

Ablegen nach (Familien-)Namen bedeutet:

• Gibt es einen Familiennamen in der Firmenbezeichnung, dann wird nach dem Familiennamen abgelegt (z.B. Maler Röschmann AG wird unter "R" abgelegt)
• Gibt es keinen Familiennamen in der Firma, dann wird nach dem ersten Buchstaben des Unternehmensnamen abgelegt (z.B. Swisscom unter "S")
• Ist der Unternehmensnamen eine Abkürzung, dann wird nach dem vollen Namen abgelegt (z.B: SBB wird unter "SCH" abgelegt, weil SBB für Schweizerische Bundesbahnen steht)
• Selbstständige und andere Privatpersonen werden unter dem Familiennamen abgelegt

Die Ablage nach (Familien-)Name und dann nach Rechnungsdatum kann wie folgt aussehen:

Die obige Ordnerstruktur ist relativ rasch angelegt. Was aufwändig ist, sind insbesondere die Dateinamen von Debitor und Kreditorrechnungen im korrekten Format zu schreiben. Am kostengünstigsten ist es, wenn dies der Kunde selbst macht, vor dem Hochladen in die "Inbox".

Ablage von Debitoren und Kreditoren: 3. Variante nach Aufwandkonto

Es gibt auch die Ablage der Debitoren und Kreditoren nach Aufwandkonto und innerhalb des Kontos nach Buchungsdatum.

Diese Variante ist nur zu empfehlen bei einfachsten Buchhaltungen (z.B. Liegenschaften) und wenn die Kontierung von Anfang an 100% korrekt ist. Wird eine Kontierung im Nachhinein geändert, so müsste dann auch der Beleg von einem in den anderen Ordner verschoben werden, was enorm zeitaufwändig ist. Muss dann der Jahresabschluss durch den Treuhänder unter Zeitdruck erstellt werden und es gibt viele Korrekturen, dann ist ein Nachführen der Ablage schlicht nicht mehr realistisch.

Elektronisch könnte die Ablage wie folgt aussehen:

Eine simple Ablage von normalen PDF-Dateien auf einem Laufwerk oder Cloudspeicher, erfüllt die gesetzlichen Ansprüche in der Schweiz nicht.

Die einfachste Lösung ist die unsortierte Papierkiste. Pro Jahr gibt es eine Kiste. Alle Dokumente werden nach dem Scannen nicht entsorgt, sondern in diese Kiste gelegt. So wären sie noch vorhanden, falls sie tatsächlich einmal benötigt werden, was erfahrungsgemäss sehr selten der Fall ist.

Der Mehraufwand, ein Stück Papier statt in den Mülleimer in die Papierkiste zu legen, ist klein, wenn überhaupt ein Mehraufwand entsteht. Und so kann dann trotzdem mit den elektronischen PDFs gearbeitet werden und der ganze Aufwand mit Papier herumtransportieren, lochen, sortieren, ablegen und suchen entfällt.

Erfahren Sie mehr Details und weiteren Lösungsmöglichkeiten im Artikel: Digitale Buchhaltung und einfachste gesetzeskonforme Ablage (Schweiz).