Einfachste Digitalisierung der Buchhaltungsbelege (Kostensenkung!)

Kostensenkung beim Buchhaltungsservice durch die digitale Zustellung von Belegen an den (bestehenden) Buchhalter oder Treuhänder: Anleitung wie das praktisch funktioniert.

Der Umgang mit Papier ist in der Buchhaltung enorm zeitaufwändig.

Um das effizienter zu machen, sollten die Belege elektronisch an die Buchhaltung oder den Treuhänder zugestellt werden. Wie das geht und wie diese digitalen Belege danach abgelegt werden, wird in diesem Artikel erklärt.

Im Folgenden wird meist nur noch vom Treuhänder gesprochen, wobei alles auch für einen internen Buchhalter und andere Buchhaltungsbüros gültig ist.

Arbeitet Ihr Treuhänder noch nicht digital mit Ihnen? Dann ergreifen Sie die Initiative und besprechen das mit ihm. Dieser Artikel enthält alles, was notwendig ist, damit auch ihr bestehender Treuhänder weiss, was er nun wie anders machen muss.

Die klassische Buchhaltung, wo der Buchhalter alle Belege per Papier erhält, dann verbucht und in einem Papierordner ablegt, ist sehr zeitintensiv und damit teuer. Ein Grossteil der Zeit wendet der Buchhalter für das Sortieren, Eintippen und Ablegen von Papierbelegen auf. Nur bei einem kleinen Teil der Zeit ist sein Fachwissen wirklich notwendig. Die anspruchsvollen Aufgaben beinhalten sich Gedanken zu machen über:

• die korrekte Verbuchung (Kontieren von Belegen),
• das Einschätzen von steuerlichen Auswirkungen,
• die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen,
• die Interpretation der Buchhaltungszahlen für den Kunden und andere finanzielle Beratung des Kunden
• usw.

Diese anspruchsvollen Aufgaben machen nur einen kleinen Teil der Zeit aus. Mehr als geschätzte ca. 70% der Zeit wird in der klassischen Papierbuchhaltung mit administrativen Arbeiten verbracht.

Stellen Sie daher dem Treuhänder die Belege elektronisch zu. Das spart Zeit bei ihm. Im Folgenden wird erklärt, wie das auf einfachste Weise möglich ist.

Zustellung an Treuhänder

Die elektronische Zustellung von Belegen sollte als PDF-Datei geschehen.

Kaufen Sie sich einen schnellen Scanner. Der Scanner erstellt dann vermutlich Bilddateien oder PDFs. Falls es Bilddateien sind, dann müssten diese mittels eines Zusatzprogrammes in PDFs konvertiert werden.

Es sollte am Schluss eine separate PDF-Datei für jedes Dokument geben. Hat das Papierdokument mehrere Seiten, dann hat auch das PDF mehrere Seiten. Bessere Scanner können direkt mehrseitige PDFs erstellen für ein Dokument, das aus mehreren Seiten besteht.

Als Alternative zu einem Scanner kommt eine App auf Ihrem Smartphone in Frage, welche PDFs von der Kamera erstellen kann. Bitte prüfen Sie jeweils immer, ob das fotografierte Dokument im PDF lesbar ist.

Vermeiden Sie es, Bilddateien (JPG, BMP usw.) an den Treuhänder zu schicken, da der Umgang damit auf dem PC sehr umständlich und zeitraubend ist.

Die PDFs sollten dann selbstverständlich schön sortiert an den Treuhänder zugestellt werden.

Für die Übermittlung an den Treuhänder kommen in Frage:

• E-Mail
• Hochladen in eine Dropbox mit dem Treuhänder (Dropbox kann dem Kunden gehören und er gibt dem Treuhänder Zugriff, oder umgekehrt)
• Hochladen auf Microsoft SharePoint des Treuhänders
• Weitere Lösungen sind denkbar

Gemeinsame elektronische Ablage: Ja oder nein?

Entweder werden die Daten per E-Mail an den Treuhänder übermittelt oder auf einen Speicher hochgeladen, wo beide Zugriff haben (z.B. Dropbox, SharePoint usw.).

Beim Hochladen auf einen Speicher, wird da üblicherweise ein Ordner angelegt mit dem Namen "Inbox", wo der Kunde seine Daten hochlädt. Ist etwas Neues drin, so wird es durch den Treuhänder verarbeitet und danach entfernt aus der Inbox.

Die Frage ist nun, was passiert mit dem Beleg, wenn er verarbeitet wurde.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Der Treuhänder führt eine interne Ablage, auf welche nur er Zugriff hat:
  • Ablage auf einem Dateisystem des Treuhänders (wahrscheinlichste Variante)
  • Anhängen der Belege bei den Buchungen in der Buchhaltungssoftware des Treuhänders (geht nur für diejenigen Belege, zu denen es eine Buchung gibt)
  • Ablage in einem DMS System des Treuhänders
• Der Kunde führt (zusätzlich) eine eigene Ablage irgendwo bei sich
  • Es kommt eigentlich nur eine Ablage auf einem Dateisystem in Frage
• Der Treuhänder führt eine gemeinsame Ablage, wo beide Zugriff haben

Für den Treuhänder sind die Varianten am effizientesten, wo nur er Zugriff hat. Da muss er sich mit niemandem absprechen.

Dann muss der Kunde aber für sich auch eine Ablage führen. Der Kunde braucht irgend eine Ablage unter dem Jahr die genügend zuverlässig ist, damit er z.B. prüfen kann, ob er den Beleg nicht schon an den Treuhänder zugestellt hat - doppelte Zustellungen sind für den Treuhänder enorm zeitaufwändig, da er statt einfach zu buchen, dann beginnt jede Zustellung zuerst auf Dubletten zu prüfen, was enorm zeitaufwändig ist.

Wie auch immer, es sollte abgesprochen sein, dass mindestens einer der beiden eine vollständige Ablage führt, um später bei Steuerprüfungen oder ähnlichem, die Belege rasch bereitstellen zu können.

Für jeden, der eine elektronische Ablage auf einem Dateisystem (inklusive Cloudspeicher) führt, stellt sich die Frage, wie diese organisiert ist.

Organisation der elektronischen Ablage auf einem Dateisystem

Im Grundsatz kann sich die elektronische Ablage an der Struktur der Papierablage orientieren. Die Struktur der Papierablage, wie sie sich über Jahrzehnte in Buchhaltungen etabliert hat. Diese Ablage mit Ordnern und Registern, ist mit kleinen Anpassungen auch eine gute Lösung für die elektronische Verzeichnisstruktur.

Das kann z.B. für die Inbox und die Mietverträge wie folgt aussehen:

Daneben gibt es aber weitere Belege. Am meisten Belege gibt es üblicherweise bei den Rechnungen. Das sind ausgehende Debitorenrechnungen und zu zahlende eingehende Kreditorenrechnungen. Hier stehen grundsätzlich 2 Varianten für die Ablage zur Verfügung:

Variante 1 für Unternehmen mit überschaubarer Anzahl Rechnungen: Ablage der Rechnungen nach Bankdatum

Die Informationen in Klammern in den Dateinamen sind überflüssige Zusatzinformationen zur Illustration, die weggelassen werden können.

Variante 2 für grössere Mengen an Rechnungsbelegen: Ablage der Rechnungen nach (Familien-)Name und dann nach Rechnungsdatum

Dies war nur ein kurzer Abriss zur Ordnerstruktur. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Artikel: Beste Verzeichnisstruktur für die digitale Ablage in der Buchhaltung.

Elektronische Dokumentenablage nach Schweizer Gesetz (gesetzeskonforme rechtssichere Dokumentenablage)

Leider ist das Einscannen und Ablegen von normalen PDFs nicht gesetzeskonform gemäss Schweizer Recht.

Die zwei einfachsten Lösungen dazu sind: die unsortierte Papierkiste und die nach Scannummer sortierte Papierkiste.

Bei der unsortierten Papierkiste werden die Papierbelege nicht vernichtet, nachdem sie gescannt wurden. Anstelle dessen werden sie pro Jahr in einer unsortierten Box gesammelt. So wären die Belege theoretisch noch vorhanden, würden Sie tatsächlich einmal benötigt werden.

Die nach Scannummer sortierte Papierkiste funktioniert ähnlich. Sie ist für grössere Unternehmen geeignet, wo es zu lange dauern würde in der unsortierten Papierkiste einen Beleg zu suchen. Alle gescannten Dokumente werden mit einer fortlaufenden Nummer versehen. In der Kiste werden die Belege dann nach dieser Nummer sortiert abgelegt. Die Kiste steht selbstverständlich gleich neben dem Scanner. Diese Scannummer wird entweder direkt auf den Beleg geschrieben vor dem Scannen oder danach im Dateinamen der PDF-Datei vermerkt. So kann der Papierbeleg zu einem PDF dann rasch gefunden werden.

Die vorgeschlagenen zwei Varianten ermöglichen eine rechtlich korrekte Ablage mit minimalem Mehraufwand. So kann trotzdem auch ohne aufwändige IT-Systeme im Tagesgeschäft mit der zeitsparenden digitalen Ablage gearbeitet werden.

Eine weitere und viel einfachere Variante wäre es, die PDF-Belege am Ende des Jahres auf eine nur einmal beschreibbare DVD zu brennen. Ob dies dem Schweizer Gesetz genügt, ist nicht ganz klar.

Dies ist nur ein kleiner Abriss hier zu diesem Thema. Einen umfangreichere Beschreibung dieser Thematik finden Sie im Artikel: Digitale Buchhaltung und einfachste gesetzeskonforme Ablage (Schweiz).